Fornecedores e contratos
Toda serventia depende de empresas de tecnologia: sistema notarial, internet, backup, suporte e energia. A área de fornecedores é onde você registra esses terceiros e, principalmente, indica se o contrato de cada um atende às cláusulas que a norma exige, como proteção de dados, confidencialidade, portabilidade e suporte a incidentes.
Essa é a mesma tela que aparece no passo de fornecedores do onboarding, agora acessada direto pelo menu. Manter esse mapa atualizado ajuda a comprovar, na hora da fiscalização, que a serventia sabe com quem trabalha e em que condições.
Passo a passo
- 1Abra a lista de fornecedores
No menu, acesse Fornecedores. A lista mostra todos os terceiros já cadastrados. Repare na coluna Contrato 213: ela indica, num relance, quais contratos já estão conformes e quais ainda precisam de atenção.
- 2Escolha como cadastrar
Você tem dois caminhos: importar vários de uma vez por planilha em Importar CSV, ou adicionar um por um em Novo fornecedor. Para incluir um único fornecedor, clique em Novo fornecedor.
- 3Selecione a categoria
Comece escolhendo a categoria do fornecedor, por exemplo Backup e nuvem. Isso ajuda a organizar a lista por tipo de serviço prestado.
- 4Preencha os dados da empresa
Informe o nome da empresa e, se quiser, o responsável, o e-mail e o telefone de contato. Só o nome é obrigatório, o restante fica a seu critério.
- 5Marque a conformidade do contrato
No campo do contrato conforme o Provimento 213, escolha Conforme quando o contrato já traz todas as cláusulas exigidas, Não conforme quando ainda falta ajustar algo, ou Não se aplica. Esse é o campo que mais importa para a norma.
- 6Deixe uma observação e salve
Se quiser, registre uma observação sobre o contrato, como pontos pendentes, vigência ou renovações. Depois clique em Cadastrar. O fornecedor entra na lista já com a etiqueta de conformidade na coluna do contrato.
Dica: Se você tem muitos fornecedores, use o Importar CSV para cadastrar todos de uma vez, em vez de um a um.
Dica: Use o campo de observação para anotar a vigência e a data da última revisão do contrato. Ajuda a lembrar quando renovar.
Atenção: Marque um contrato como Conforme apenas depois de conferir que ele realmente traz as cláusulas de proteção de dados, confidencialidade, portabilidade e suporte a incidentes.